Belgelerin Sunuluş Şekli

Belgenin internet üzerinden teyit edilebiliyor olması, “aslı gibidir” onayı bulunmasa da geçerli kabul edilmesi için yeterli midir?


Anılan belgelerin asıl belge ya da fotokopi/suret olduğunun anlaşılabilmesi için idareden belgelerin idareye sunulduğu şekliyle asılları istenmiş olup inceleme idarece gönderilen asıl belgeler üzerinden yapılmıştır.

Uyuşmazlığa konu hususa yönelik olarak yapılan incelemede başvuru sahibi istekli tarafından TÜRKAK tarafından AB-0099-YS Akreditasyon No’su ile akredite edilen GOLDCERT (Sertifika Belgelendirme Denetim Muayene ve Eğitim Hizmetleri Ltd. Şti.) tarafından düzenlenen Çevre Yönetim Sistem Belgesi’nin ve Kalite Yönetim Sistem Belgesinin sunulduğu, belgelerin noter onayı veya “aslı idarece görülmüştür” ibaresini taşımadığı tespit edilmiştir.

Anılan mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler doğrultusunda Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve Çevre Yönetim Sistem Belgesi’nin İdari Şartname’de ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler olarak belirlendiği, başvuru sahibi istekli tarafından anılan kriterlere yönelik olarak sunulan belgelerin fotokopi/suret niteliğinde olduğu, belgelerin TÜRKAK tarafından akredite edilen özel bir şirket tarafından düzenlendiği diğer bir ifadeyle bir kamu kurum ve kuruluşu ya da kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu tarafından düzenlenmediği, belgelerin TÜRKAK’ın internet sitesi üzerinden sorgulamasının da yapılamadığı, bu kapsamda istekli tarafından sunulan belgelerin bir kamu kurum ve kuruluşu ya da kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sitesi üzerinden temini ve teyidi yapılabilecek belgeler olmaması sebebiyle aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Toplantı No : 2017/028

Gündem No : 69

Karar Tarihi : 07.06.2017

Karar No : 2017/UY.II-1611




Teklif zarfında sunulan belge asıllarının, sözleşme imzalanmadan önce idareden alınması ve yerlerine aslı gibidir onaylı suretlerinin bırakılması mümkün müdür?


Şikâyete konu edilen hususla ilgili değerlendirme yapılabilmesi için 09.08.2012 tarihli ve 2168 sayılı yazı ile idareden İdari Şartnamenin 7.5.3.3 üncü maddesinde istenilen AT Tip Onay Sertifikası ile OIML R-60 Onay Belgesine ilişkin ihaleye teklif veren firmalar tarafından teklif dosyalarında sunulan belgelerin asılları (inceleme sonuçlandırıldığında idareye iade edilmek üzere) istenilmiştir.

İdarenin 14.08.2012 tarihli cevabi yazısında “…firmalara ait AT Tip Onay Sertifikası, OIML R-60 Onay Belgesi ve bu belgelerin Türkçe tercümeleri teklif dosyasında sunulduğu şekli ile ekte gönderilmektedir. 2 no.lu Tunaylar firması ile 4 no.lu Taralsa firması, ihale günü belge asıllarının teklif dosyasında sunmuş ve ihaleden sonra, fotokopilerini “aslı görülmüştür” şeklinde komisyona onaylatarak bırakmış ve belge asıllarını iade almıştır.1 no.lu Otkon ve 4 no.lu Taralsa firmaları, teklif ekinde OIML R-60 Onay Belgesi vermemişlerdir.” denilmektedir.

İdarenin yukarıda aktarılan açıklamasından, ihale üzerinde bırakılan Tunaylar Baskül San. ve Tic. A.Ş. nin İdari Şartnamede istenilen ait AT Tip Onay Sertifikası, OIML R-60 Onay Belgesi ve bu belgelerin Türkçe tercümelerinin asıllarının teklif dosyası kapsamında sunduğunun idarece kabul edildiği, ancak ihaleden sonra anılan isteklinin talebi üzerine belge asıllarının iade edilerek fotokopilerinin“aslı görülmüştür” şeklinde idarece onaylandığı, başka bir ifade ile bu belgelerin sunuluş şekli anlamında isteklinin talebi doğrultusunda değişiklik yapıldığı anlaşılmaktadır.

Bu durumun Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 64 üncü maddesinin beşinci fıkrasındaki ihale sonuçlandıktan sonra teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler ile noter onaylı suret belgelerin aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edileceği şeklindeki hüküm kapsamında değerlendirilebilmesi için ihalenin karara bağlanması ve onaylanmasından sonra iade işleminin yapılması gerekmektedir. Ancak mevcut durumda idarenin yukarıda aktarılan yazısında belirtilen ihale günü belge asıllarının sunulduğu ihaleden sonra iade edildiği şeklindeki ifadeden iadenin ihale sonuçlandırılmadan gerçekleştiği anlaşılmaktadır.

İdarenin söz konusu yazısının ekinde sunulan yabancı dilde düzenlenen belgeler ile Türkçe tercümelerinin ise “aslı komisyonumuzca görülmüştür” ibaresi taşıyan noter onaylı fotokopiler olduğu, yabancı dilde düzenlenen belgelerin üzerinde aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımadığı, yalnızca OIML R-60 Onay Belgesi için Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısı sunulduğu, AT Tip Onay Sertifikası için Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısı sunulmadığı görülmektedir.

Bu durumun ise Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 29 uncu maddesine uygun olmadığı tespit edilmiştir.

Belirtilen sebeplerden ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmekle birlikte, her ne kadar üzerinde tarih ve imza bulunmasa da ihale işlem dosyası içerisinde yer alan inceleme notu başlıklı belgede ihale üzerinde bırakılan isteklinin orijinal sertifikaların fotokopilerini sunduğu belirtilmiş olup, idarenin yukarıda aktarılan yazısında ise belgelerin asıllarının ihale komisyonuna sunulduğu, ancak Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 64 üncü maddesinin beşinci fıkrasına aykırı olarak ihale sonuçlanmadan sunulan belgelerin aslı idarece görülmüştür şerhi vurularak ihale devam ederken talep üzerine değiştirildiği belirtilmiştir.

Bu cihetle ihaleye teklifle birlikte sunulan belgelerin idarece daha sonra değiştirildiği, idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan inceleme notundaki tespitle çelişen, belgelerin asıllarının sunulduğu ancak daha sonra değiştirildiği yönündeki idare açıklamasının ihale işlem dosyası üzerinden tespitine imkan kalmadığından, başvuru konusu ihalede Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinde hüküm altına alınan saydamlık ve güvenirlik ilkelerinin zedelendiği ve ihalenin iptal edilmesi gerektiği, ayrıca mevzuata aykırı işlemleri gerçekleştiren idare görevlileri hakkında gerekli incelemenin yapılmasını teminen ilgili idareye bildirim yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Toplantı No : 2012/051

Gündem No : 32

Karar Tarihi : 29.08.2012

Karar No : 2012/UM.II-3446




Yabancı dilde düzenlenmiş belgelerin sadece Türkçe tercümelerinin noter onaylı olması yeterli midir?


Başvuru sahibi tarafından sunulan belgenin aslından tercüme ettirilerek noter tarafından onaylandığı, ancak sunulan yabancı dildeki iş deneyim belgesi üzerindeki noter onayının belgenin aslı ile aynı olduğuna ilişkin olmayıp, sadece tercüme teyidine ilişkin olduğu, diğer bir anlatımla sunulan belgelerin bu haliyle teklif kapsamında sadece iş deneyim belgesi tercümesinin sunulduğu, kaldı ki başvuru sahibince teklif dosyasında yabancı dildeki Rusça iş deneyim belgesi aslının veya aslı uygunluğu noterce onaylanmış örneği ya da “aslı idarece görülmüştür” benzeri şerh taşıyan suretinin sunulduğu yönünde bir iddiasının bulunmadığı bir arada değerlendirildiğinde pilot ortak tarafından, teklif kapsamında yabancı dildeki iş deneyim belgesi aslının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneğinin ya da “aslı idarece görülmüştür” benzeri şerh taşıyan sureti sunulmadığından başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerdeki sadece bilgi eksikliğinin idarelerce tamamlatılabileceği; ancak belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığından geçersiz bir belge niteliği taşıyan yabancı dildeki iş deneyim belgesinin idarece bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılması geçersiz olan bir belgenin geçerli hale getirilmesi sonucu doğuracağından böyle bir uygulamaya mevzuat karşısında imkân bulunmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneği ya da “aslı idarece görülmüştür” benzeri şerh taşıyan sureti sunulmadığından belgelerin sunuluş şekline aykırı olan yabancı dildeki iş deneyim belgesinin, hâlihazırda mevzuata uygun sunulmayan bir belge olduğu dikkate alındığında mezkûr belgenin tasdik işlemine ilişkin ayrıca bir değerlendirme yapılmamıştır.

Toplantı No : 2017/034

Gündem No : 21

Karar Tarihi : 06.07.2017

Karar No : 2017/UY.I-1822




Belgenin aslı veya aslı gibidir onaylı sureti yerine, daha önce noterce yapılmış işleme dayanarak çıkarılan örneğinin (Daireden örnek verme) sunulması mümkün müdür?


… Söz konusu Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nde yer verilen hükümlere göre, örnek verme şekilleri,

1- İbrazdan örnek,

2- Daireden örnek,

3- Yabancı dilde yazlı kağıttan örnek,

4- Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma,

5- Başka bir noterlikten örnek getirme olarak belirtilmiştir.

İbrazda örnek çıkarma, ilgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesi şeklinde tanımlanmış olup, şu halde ibrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulacağı, ibrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanacağı, söz konusu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhi edileceği hükme bağlanmıştır.

Bu çerçevede, başvuru sahibi tarafından sunulan iş bitirme belgesi incelendiğinde, “söz konusu belgenin “aslına uygun olduğu” şerhi ya da bu anlama gelecek herhangi bir şerh taşımadığı, aksine söz konusu belgenin ibraz edilenin aynısı olduğu anlamına gelen “ilgilisince ibraz olunan (3 örneği) istenilen iş bu belgenin örnek verildiği şerh olunup ilgilisine verilen aslına uygunluğu tastik olunur.” şerhini taşıdığı anlaşılmıştır. Bu durumda, ibraz edilen belgenin, fotokopi mi olduğu diğer bir ifade ile ıslak imza taşıyıp taşımadığı hususu belirsiz kalmakta olup, Keşan 2. Noterliği tarafından konulan şerh, çıkartılan örneğin ibraz edilen belgenin (belgenin niteliği hususunda herhangi bir belirleme içermemektedir.) aslına uygun olduğunun tespiti hususundadır.

Öte yandan, söz konusu belgenin Keşan 2. Noterliği tarafından daha önce aslının görülerek tasdikinin yapıldığı iddia edilmiş olup, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin yukarıda yer verilen hükmü uyarınca, daha önce aynı noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denildiği ifade edilerek, bu durumda cilbentte saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkartılacağı ve bunların altına (işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konulacağı anlaşılmıştır. Buna göre, söz konusu iş deneyim belgesinin daireden örnek çıkarmak suretiyle yapılması halinde, “işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır” şerhi taşıması gerektiği, ancak söz konusu belge üzerinde anılan şerhin bulunmaması karşısında iddianın bu kısmının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, söz konusu iş deneyim belgesinde yer alan şerhin belgenin aslına uygun olduğu anlamına gelecek bir şerh niteliğinde olmadığı anlaşıldığından, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31’inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca kabulünün mümkün olmadığı sonucuna varılmıştır. Diğer taraftan, söz konusu belgenin EKAP üzerinden teyidinin yapılabileceği hususuna ilişkin olarak yapılan incelemede, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ilgili hükümleri ve İdari Şartname'de yer alan düzenlemeler uyarınca iş deneyim belgelerinin sunulmasının zorunlu olduğu, EKAP’a kayıt işleminin sunulan belgeye yönelik sonradan yapılacak teyit işlemlerine yönelik olduğu, dolayısıyla EKAP üzerinden teyit işleminin, iş deneyim belgesinin sunulmamasının veya belgelerin sunuluş şekline aykırı olsa da kabul edilmesi sonucuna götürecek şekilde yorumlanamayacağı anlaşılmıştır.

Toplantı No : 2016/009

Gündem No : 2

Karar Tarihi : 02.02.2016

Karar No : 2016/UY.III-355




Ticaret Sicil Gazetesi internet üzerinden teyidi yapılan belgelerden birisi midir?


Öte yandan Ticaret Sicil Gazetesi’nin internet sayfası üzerinden yapılan inceleme sonucunda, bahsi geçen Gazeteler dışında şirkete dair yayımlanmış bir Ticaret Sicil Gazetesi’nin bulunmadığı, dolayısı ile teklif dosyası kapsamında sunulan Ticaret Sicil Gazeteleri’nde şirketi temsil ve ilzama yetkili olanlar ile ortaklara dair son durumu gösterir bilgilerin teyidinin Ticaret Sicil Gazetesi’nin internet sayfası üzerinden yapılabildiği, bu itibarla adı geçen isteklinin teklifinin söz konusu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı anlaşılmaktadır. Toplantı No : 2017/045 Gündem No : 59 Karar Tarihi : 13.09.2017 Karar No : 2017/UH.I-2488




Ticaret Sicil Gazetesi aslının veya aslı gibidir onaylı suretinin sunulmaması nedeniyle teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?


Öte yandan Ticaret Sicil Gazetesi’nin internet sayfası üzerinden yapılan inceleme sonucunda, bahsi geçen Gazeteler dışında şirkete dair yayımlanmış bir Ticaret Sicil Gazetesi’nin bulunmadığı, dolayısı ile teklif dosyası kapsamında sunulan Ticaret Sicil Gazeteleri’nde şirketi temsil ve ilzama yetkili olanlar ile ortaklara dair son durumu gösterir bilgilerin teyidinin Ticaret Sicil Gazetesi’nin internet sayfası üzerinden yapılabildiği, bu itibarla adı geçen isteklinin teklifinin söz konusu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı anlaşılmaktadır. Toplantı No : 2017/045 Gündem No : 59 Karar Tarihi : 13.09.2017 Karar No : 2017/UH.I-2488




İdari Şartnamede, teklif zarfında yer alacak belgelerin yalnızca aslının sunulabileceğine ilişkin düzenleme yapılabilir mi


Yukarıda aktarılan Şartname düzenlemesinde istekliler tarafından ihale konusu işte kullanılacak Bursa il sınırları dâhilindeki ruhsatlı taş ocağının veya taş ocağı yok ise BSK yapılmasına uygun taş ocağı sahibinden taş ocağını iş süresince kullanacağına dair noterden alacağı kira sözleşme ve ocak belgelerini teklif dosyası ile birlikte sunulması istenilmiş olup bu taş ocağına ilişkin istenilen belgelerin de aslının ibraz edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Kamu ihale mevzuatında istekliler tarafından ihaleye katılım amacıyla teklif dosyası kapsamında yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin taşıması gereken zorunlu şekil şartları öngörülmüştür. Söz konusu husus mevzuat çerçevesinde “Belgelerin sunuluş şekli” başlığı adı altında düzenlemiştir. Buna göre, idarelerin, isteklilerden belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini istemesi gerektiği, bu durumda noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, öte yandan isteklilerin de istenilen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunabilecekleri hükme bağlanmıştır. Yani, belgelerin sunuluş şekline ilişkin kurallar yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerinde standart hükümler şeklinde ortaya konulmuş olup idarelerce İdari Şartname kapsamında yapılacak düzenlemeler yoluyla bu kuralların belge özelinde sınırlandırılmasına imkân tanınmadığı anlaşılmıştır. Dolayısıyla belgelerin sunuluş şekline ilişkin olarak idareler tarafından da bu kurallara riayet edilmek suretiyle düzenleme yapılması, isteklilerce de belgelerin sunuluşuna ilişkin mevzuatın gösterdiği şekle uygun hareket edilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda, söz konusu hükümler ile istekliler tarafından ihalelerde teklifleri kapsamında yeterlik ve katılıma ilişkin belgelerin nasıl sunulacağına ilişkin birtakım seçenekler getirildiği anlaşılmıştır. Buna göre isteklilerce teklif dosyaları kapsamında belgelerin aslını sunmaları gerektiğinin esas olduğu, ancak bu seçeneğin tercih edilmediği durumlarda isteklilerin, belgelerin noter onaylı suretlerini veyahut aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini sunabilmeleri mümkün kılınmıştır. Bu doğrultuda, idarece, taş ocaklarına ilişkin olarak istenilen belgelerin aslının ibraz edilmesi gerektiği yönündeki düzenleme yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde incelendiğinde, isteklilere, bahse konu hususa yönelik istenilen belge/belgelere ilişkin olarak aslı veya aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerinin sunulması imkânı tanındığı anlaşılmıştır. Ancak söz konusu düzenleme ile istenilen belge/belgelere yönelik olarak bu iki durum dışında, belge/belgelerin aslına uygunluğu noter onaylı örneklerinin sunulması imkânının ortadan kaldırıldığı, yani belgelerin sunuluşuna ilişkin olarak isteklilere tanınan seçeneklerin daraltıldığı anlaşılmıştır. Dolayısıyla, idare tarafından ruhsatlı taş ocağına ilişkin istenilen belgelerin sunuluş şekline ilişkin yapılan düzenlemenin mevzuata uygun olmadığı, bu nedenle mevzuata aykırılığı belirlenen söz konusu ihale işleminin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerektiği sonucuna varılmıştır. Toplantı No : 2017/045 Gündem No : 62 Karar Tarihi : 13.09.2017 Karar No : 2017/UY.I-2491




Yeterliliği tevsik etmek adına sunulacak belgelerle ilgili olarak İdari Şartnamede “… aslını veya noter onaylı suretini…” şeklinde düzenleme yapılmış olması, belgenin “aslı gibidir” onaylı suretinin sunulmasına engel teşkil eder mi?


… Bu durumda, İstanbul Sanayi Odası’nca, başvuru sahibi tarafından iddia edildiği gibi kapasite raporlarının asıllarının talep edilmesi halinde isteklilere noter onayı yaptırılabilmesi amacıyla verilmesi ve sonra geri alınması şeklinde bir uygulama yapıldığı anlaşılmakla birlikte, söz konusu uygulamanın herhangi bir mevzuata dayalı ve zorunlu olarak gerçekleştirilen bir uygulama olmadığı, dolayısı ile böyle bir olanağın İstanbul Sanayi Odası tarafından kendi üyelerine sağlanmış olmasının kapasite raporu almak isteyen her firmaya bu yolu kullanma yükümlülüğü getirmeyeceği, bu olanağın mevcut olduğunun her firma tarafından bilinmesi gereği de bulunmadığı, İstanbul Sanayi Odası’nın yukarıda yer verilen yazısında, oda tarafından “aslı gibidir” şeklinde kaşelenmiş kapasite raporlarının ihalelere katılımda asıl belge olarak kullanılamayacağı yönünde bir görüş bildirilmediği, dolayısı ile EMKA İnşaat Asfalt San. Turizm ve Tic. A.Ş. tarafından sunulan kapasite raporunun da idare tarafından asıl belge muamelesi görerek kabul edilmesi işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmaktadır.

Toplantı No : 2013/037
Gündem No : 26
Karar Tarihi : 15.05.2013
Karar No : 2013/UY.III-2141




Teklif zarfında sunulan mezuniyet belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmemesi halinde, belgelerin sunuluş şeklinde aykırı olduğu söylenebilir mi?


Ayrıca, ilgili uygulama yönetmeliklerinde iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesine ilişkin hükümler bulunmaktadır. Bu bağlamda iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş deneyim belgeleri ve ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerine ilişkin olarak EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğu getirilmiştir. Bu nedenle EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi zorunluluğu getirilen iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt edilmek suretiyle düzenlenmediği müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik amacıyla kullanılamayacağı belirtilmiştir.

Bu çerçevede ihale üzerinde bırakılan istekli Kamil Yalçın Topkaya -Ulu İnşaat Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının pilot ortağı Kamil Yalçın Topkaya tarafından sunulan Ankara Mühendislik ve Mimarlık Yüksek Okulu İnşaat Mühendisi diplomasının Antalya 14. Noterliği tarafından onaylandığı ve “iş bu suret aslına uygundur ” şerhi taşıdığı görülmüştür. Öte yandan mezuniyet belgelerinin EKAP üzerinden kayıt edilerek düzenlenmesi yönünde de düzenlemenin mevcut olmadığı anlaşılmıştır.

Toplantı No: 2018/037

Gündem No: 20

Karar Tarihi: 27.06.2018

Karar No: 2018/UY.I-1240




EKAP üzerinden düzenlenen ve çıktı alınarak teklif zarfında sunulan iş deneyim belgesinin, belgelerin sunuluş şeklinde ilişkin hükümlere göre düzenlenmesi zorunlu mudur?


Özel ortak Ulu İnşaat Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından Muratpaşa Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğünce standart forma uygun olarak düzenlenen 11.04.2016 tarih ve 22614-Y-ÖS-38-1 sayılı yüklenici iş bitirme belgesinin, EKAP vasıtasıyla üzerindeki belge numarası esas alınmak suretiyle sorgulandığında sunulan belgenin EKAP üzerinde kayıtlı belge olduğu tespit edilmiştir.

Bu çerçevede, ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı hükmü dikkate alındığında, adı geçen İş Ortaklığının pilot ve özel ortağı tarafından sunulan ve EKAP’a kayıt edilerek düzenlendiği görülen söz konusu iş deneyim belgelerinin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı anlaşılmıştır.

Toplantı No: 2018/037

Gündem No: 20

Karar Tarihi: 27.06.2018

Karar No: 2018/UY.I-1240




İdare tarafından teklif zarfında yer alan herhangi bir bilgi ve belgeye yönelik açıklama istenmesi durumunda, sunulan açıklama kapsamında yer alan belgeler teklif zarfında yer alan belgelerin şekil kurallarına uygun olarak düzenlenmek zorunda mıdır?


Bu çerçevede şikayete konu ihaleye ait ihale dokümanı düzenlemeleri incelendiğinde İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı madde başlığı altında isteklilerce kullanıma verilmesi teklif edilen cihaz sistemlerinin orijinal kataloglarının (veya CD halinde) teklif dosyasında sunulması ve kataloglar ile CD içerisindeki bilgilerin İngilizce veya Türkçe olması gerektiği, 7.7’nci maddesinde ise isteklilerce dokümanda sayılan belgelerin aslının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin verilmesinin zorunlu olduğu yönünde düzenleme yapıldığı görülmüştür.

Bu çerçevede başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde, anılan istekli tarafından teklif edilen cihaz ve kitlere ilişkin TİTUBB kayıtları, UBB Kodları, Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi, anılan cihaza ait İngilizce ve Türkçe kullanım kılavuzları/dokümanlar, İngilizce katalog ve bu kataloğun noter onaylı Türkçe tercümesinin sunulduğu görülmüştür.

Diğer taraftan idare tarafından teklif edilen cihaza ilişkin yapılan araştırma neticesinde cihazın ölçüm değerlerinin gerçeği yansıtmadığının düşünüldüğü ve tereddüte düşüldüğü, bu sebeple idarece 13.02.2018 tarihli ve 2145 sayılı yazı ile anılan istekliden konu hakkında detaylı açıklama talep edilerek orijinal ve onaylı katalogların verilmesinin istenildiği, ayrıca katalogların yabancı dil olması durumunda noter onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi gerektiğinin açıkça belirtildiği tespit edilmiştir.

Bu doğrultuda istekli tarafından 15.02.2018 tarihli yazı ekinde Getein 1100 cihazına ait noter onaylı fotokopi katalog ve kataloğa ilişkin yapılan tercümenin sunulduğu, söz konusu belgelerin isteklinin teklif dosyası kapsamında sunulmuş olan belgeler ile aynı şekilde sunulduğu, şöyle ki sunulan belgelerin üzerinde “İşbu tercümenin ibraz edilen fotokopisine uygunluğunu onaylarım.” ibaresine yer verildiği görülmüştür.

13.03.2018 tarihli Kurum yazısı ile ilgili idareden ihaleye katılan istekliler tarafından teklif edilen cihaz sistemlerine ilişkin teklif dosyaları kapsamında sunulmuş olan katalogların vb. belgelerin asılları (idareye sunulduğu şekilde) istenilmiştir.

Bu çerçevede gerek ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen, gerekse de sonrasında idareden istenilen belgeler kapsamında yapılan inceleme neticesinde, başvuru sahibi Diriliş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Tic. Ltd. Şti. tarafından Getein marka 1100 model Quantitative Immunosassay Analyzer kardiyak cihaz ile kitlerin teklif edildiği, söz konusu cihaza ait orijinal İngilizce katalog, noter onaylı İngilizce kataloğun renkli fotokopisi ile Türkçe tercümesinin sunulduğu anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde teklif edilen cihaz sistemlerinin orijinal katalogları veya CD içerisindeki bilgilerin İngilizce veya Türkçe olmasına imkân tanındığının idarece açıkça belirtildiği göz önünde bulundurulduğunda İngilizce orijinal kataloğun sunulmasının yeterli olduğu, bu bağlamda kataloğa ilişkin tercüme sunulmasına gerek bulunmadığı anlaşılmıştır. Ancak diğer taraftan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci madde hükmü uyarınca ihale komisyonunun talebi üzerine idare tarafından tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını istenebileceği dikkate alındığında ve idare tarafından anılan istekliden açıklama talep edilerek katalogların yabancı dil olması durumunda noter onaylı tercümesi ile birlikte verilmesinin açıkça istenildiği göz önünde bulundurulduğunda anılan isteklinin açıklama istenen hususları mevzuata uygun şekilde sunma yükümlülüğü bulunduğu anlaşılmıştır.

Bu itibarla başvuru sahibi tarafından hem teklif dosyasında hem de idarenin açıklama isteme yazısına istinaden sunulan kataloğa ilişkin sunulan tercüme incelendiğinde, belge üzerinde “İşbu tercümenin ibraz edilen fotokopisine uygunluğunu onaylarım.” ibaresine yer verildiği ve belgenin Bakırköy 25. Noterliği tarafından onaylandığı, ayrıca Bakırköy 25. Noterliği tarafından onaylı olan İngilizce fotokopi kataloğun üzerinde de aynı şekilde “İşbu tercümenin ibraz edilen fotokopisine uygunluğunu onaylarım.” ibaresine yer verildiği görülmüştür.

Dolayısıyla Türkiye’deki noter huzurunda tercüme yapılması işlemi için istekli tarafından ibraz edilen belgenin asıl belge niteliğinde olmadığı, yalnızca Türkçe çeviriye dayanak olarak eklenilmiş fotokopi bir belge olduğu, ayrıca bu belgedeki noter onayının, dayanak alınan İngilizce belgenin aslının aynı olduğuna ilişkin değil, tercüme işleminin teyidine ilişkin olduğu anlaşılmıştır. Bu itibarla İngilizceden Türkçeye tercümesi yapılan bahse konu belgenin belge aslı üzerinden değil, yeminli tercüman tarafından belge fotokopisi üzerinden tercüme edilerek noterlikçe onaylandığının anlaşılması sebebiyle idarenin gerekçesinin yerinde olduğu tespit edilmiştir.

Bununla birlikte idarenin şikâyete cevabında belirttiği üzere, istekli tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusunun ekinde yeniden sunulan Bakırköy 34. Noterliği tarafından onaylanmış olan katalog tercümesinde “İşbu tercümenin ibraz edilen aslına uygunluğunu onaylarım” ibaresinin bulunduğu görülmekle birlikte başvuru sahibi tarafından istenilen belgelerin ne teklif dosyası kapsamında ne de açıklama talep yazısına istinaden sunulan belgeler kapsamında mevzuata uygun şekilde sunulmadığı anlaşıldığından şikâyet kapsamında sunulan belgelerin isteklinin teklif değerlendirmesi için dikkate alınamayacağı, aksi halde bu durum mevzuata aykırı şekilde belge tamamlatmaya sebebiyet vereceği sonucuna varılmıştır.

Toplantı No : 2018/019

Gündem No : 59

Karar Tarihi : 04.04.2018

Karar No : 2018/UM.II-733




İş deneyim belgesinin EKAP'tan çıktı alınarak sunulması durumunda, isteklinin teklifi belgelerin sunuluş şeklinde aykırılık bulunduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılabilir mi?


...Anılan Yönetmelik’in aktarılan 29’uncu maddesinin yedinci fıkrası çerçevesinde EKAP üzerinden düzenlendiği teyit edilen söz konusu iş bitirme belgesi için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı, ayrıca belgeye konu alımın 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan bir alım olmaması nedeniyle belge üzerinde İKN bulunmamasının mevzuata aykırı olmadığı, kaldı ki belge üzerinde idarenin ve işin adının belirtildiği, diğer taraftan kamu ihale mevzuatı çerçevesinde belgeye konu alıma ait damga vergisi ödendiğine dair belgenin iş deneyimini tevsik eden belgeler kapsamında sunulmasına gerek olmadığı, iş deneyim belgesinin sunulmasının yeterli olduğu değerlendirilmiş olup başvuru sahibinin bu yöndeki iddiaları yerinde bulunmamıştır.... Toplantı No: 2018/053 Gündem No: 50 Karar Tarihi: 26.09.2018 Karar No: 2018/UM.II-1776





Söğütözü Mahallesi, 2177. Sokak

No: 10/B, Via Twins Plaza

Kat : 20 133 - 134

Çankaya / ANKARA