Kamu İhalelerinde Yönetim Sistem Belgesi
Güncelleme tarihi: 2 Mar 2019
Pek çok ihale dokümanında Yönetim Sistem Belgesi, isteklilerin teklif zarfında sunması gereken yeterlik belgeleri arasında sayılmaktadır. Ancak bazı durumlarda bu belgelerin istekliye mi ait olacağı yoksa istekli tarafından ihale konusu işin gerçekleştirilmesinde kullanılacak tesislere mi ait olacağı hususu önemli bir problem olarak karşımıza çıkmaktadır. Konuya ilişkin değerlendirmemiz şu şekildedir:
İlk olarak belirtilmelidir ki "yönetim sistem belgesi nedir?" sorusunun cevabı önem taşımaktadır.
Ancak "yönetim sistem belgesi" doğru, diğer bir deyişle yeterince açık bir kullanım değildir. Çünkü bugün için TSE tarafından 18 farklı sistem belgelendirmesi yapılabilmektedir. Gıda Güvenliği Yönetim Sistem Belgesi, Çevre Yönetimi Sistem Belgesi, Kalite Yönetim Sistem Belgesi, Tıbbi Cihazlar Yönetim Sistem Belgesi vb. bunlardan sadece bir kısmını oluşturmaktadır.
Yapım İşleri İhaleleri, Hizmet Alımı İhaleleri ve Mal Alımı İhaleleri söz konusu olduğunda ise yeterlik kriteri olarak yalnızca ISO 9001 Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve ISO 14001 Çevre Yönetim Sistem Belgesi sunulması istenebilecektir. Dolayısıyla konumuz "yönetim sistem belgesi" değil "kalite yönetim sistem belgesi" ve "çevre yönetim sistem belgesidir." Bununla birlikte bazı ihalelere ait idari şartnamelerde yalnızca "yönetim sistem belgesi" ifadesine yer verildiği görülmekte olup bu durumun belirsizliğe sebep olabileceğine dikkat edilmeli ve istenilen yönetim sistem belgesinin türü açıkça belirtilmelidir. Ayrıca yukarıda da vurgulandığı üzere ihale dokümanlarında "kalite yönetim sistem belgesi" ve "çevre yönetim sistem belgesi" dışında herhangi bir sisteme yönelik belgenin yeterlik belgesi olarak sunulmasının istenmesi açıkça ihale mevzuatına aykırılık teşkil edecektir.
İhale dokümanında söz konusu belgelerin sunulmasının istenmesinin yanı sıra, ihale konusu işin yapılmasında kullanılacak tesislerin kiralama yoluyla temin edilmesinin mümkün olması ayrı bir problem olarak karşımıza çıkabilmektedir. Bu durumu şu şekilde açıklamak mümkündür: Örneğin il sınırları içerisinde kurulu asfalt plentine ilişkin belgelerin sunulmasının şart koşulduğu bir yapım işi ihalesinde veya yine il sınırları içerisinde kurulu bir mutfağa ilişkin belgelerin sunulmasının istendiği bir yemek hizmet alımı ihalesinde, söz konusu tesislere sahip olmanın zorunlu olmadığını ve herhangi bir kiralama sözleşmesi sunmanın da yeterli kabul edildiğini varsayalım. Böyle bir durumda anılan tesislere sahip olunmaması ve kiralama sözleşmesi sunulması halinde kalite yönetim sistem belgesinin ihaleye teklif sunan istekliye mi yoksa kiralanan tesise mi ait olması gerektiği hususu belirsizlik yaratacaktır. Eğer konuyla ilgili olarak ihale dokümanında:
"tesise ait belgeler sunulacaktır"
şeklinde bir düzenlemeye yer verilmişse belirsizlik ortadan kalkacaktır. Peki bu bilgiye yer verilmemesi halinde kalite yönetim sistem belgesi veya çevre yönetim sistem belgesi kime ait olacaktır?
Özellikle dikkat edilmelidir ki "kalite yönetim sistem belgesi" ve "çevre yönetim sistem belgesi" istekliye yönelik olarak değil kuruluşa yönelik sistem belgelendirme işlemleri sonucunda düzenlenmektedir. Diğer bir deyişle söz konusu belgeler isteklinin ürettiği mal veya hizmetin değil bu mal veya hizmeti üretmek için kurduğu sistemin niteliğini ortaya koymaktadır. Söz konusu belgelerin bu özelliği ise yeterliğin tevsik edilmesi bakımından önem arz etmektedir. Bu bakımdan yukarıda yapılan açıklamalar göz önüne alındığında herhangi bir açıklayıcı bilgi verilmemesi halinde bile "kalite yönetim sistem belgesi" ve "çevre yönetim sistem belgesinin" kiralanan tesise ait olması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır.
Çünkü bu tip bir ihalede yeterliğe ilişkin koşulların; isteklinin kiralama yoluyla temin edeceği, kendine ait olmayan bir tesisi kullanması halinde bile ihale konusu hizmetin sunumu sırasında asgari kalite koşullarını sağlayabileceğini göstermesi amacıyla düzenlendiği açıktır.
#ISO9001KaliteYönetimSistemBelgesi #ISO14001ÇevreYönetimSistemBelgesi #ISO9001 #KaliteYönetimSistemBelgesi #ISO9001Belgesi